Участник:Живова Юлия

АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ ЭКОНОМИЧЕСКИЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ И ИХ ЭЛЕМЕНТЫ

Основные понятия и определения

Эффективное управление предприятием в современных условиях невозможно без использования компьютерных технологий. Правильный выбор программного продукта и фирмы-разработчика - это первый и определяющий этап автоматизации бухгалтерского учета. В настоящее время проблема выбора информационной системы (ИС) из специфической задачи превращается в стандартную процедуру. В этом смысле российские предприятия сильно уступают зарубежным конкурентам. Иностранные предприятия, как правило, имеют опыт модернизации и внедрения не одного поколения ИС. В развитых западных странах происходит смена уже четвертого поколения ИС. На российских предприятиях зачастую используют системы первого или второго поколения.

Руководители многих российских предприятий имеют слабое представление о современных компьютерных интегрированных системах и предпочитают содержать большой штат собственных программистов, которые разрабатывают индивидуальные программы для решения стандартных управленческих задач.

Процедура принятия решения о выборе наиболее эффективной компьютерной системы управления нова для большинства отечественных руководителей, а ее последствия во многом будут оказывать значительное влияние на предприятие в течение нескольких лет. Т.к. применение интегрированной ИС, которая отвечала бы требованиям предприятия (масштабу, специфике бизнеса и т.д.), позволила бы руководителю минимизировать издержки и повысить оперативность управления предприятием в целом.

В проблеме автоматизации экономической информации большое значение придается созданию и эксплуатации автоматизированных информационных технологий и систем в различных областях экономики. От эффективности создания и функционирования АИС в экономике в значительной мере зависит информатизация народного хозяйства, уровнем которой, в свою очередь, определяется социально-экономическое развитие страны.

Автоматизированная информационная система (АИС) – совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических и программных средств и специалистов.

Информационные системы позволяют:

1. повышать степень обоснованности принимаемых решений за счет оперативности сбора, передачи и обработки информации;

2. обеспечить своевременность принятия решения по управлению;

3. добиваться роста эффективности управления за счет своевременного представления необходимой информации руководителям всех уровней из единого информационного фонда;

4. согласовывать решения, принимаемые на различных уровнях управления и в разных структурных подразделениях.

Основной составляющей частью информационной системы являются информационные технологии.

Информационные технологии – процесс, использующий совокупность методов и средств реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления и обработки информации на базе программно-аппаратного обеспечения для решения управленческих задач экономического объекта.

Основная цель любой информационной технологии – это получить нужную информацию требуемого качества на заданном носителе. сами ИТ требуют сложной подготовки, больших первоначальных затрат и наукоемкой техники. реализация ИС невозможна без знания ориентированной на нее ИТ. ИТ может существовать и вне сферы ИС. таким образом, ИТ является более емким понятием, отражающим современное представление о процессах преобразования информации в информационном обществе.

ИС обеспечивает информацией систему управления, формируя различные информационные потоки:

- информационный поток из внешней среды в систему управления, который, с одной стороны, представляет собой поток нормативной информации, создаваемый государственными учреждениями в части законодательства, а, с другой стороны, поток информации о конъюнктуре рынка, создаваемый конкурентами, потребителями, поставщиками;

- информационный поток из системы управления во внешнюю среду (отчетная информация, прежде всего финансовая в государственные органы, инвесторам, кредиторам, потребителям; маркетинговая информация потенциальным потребителям);

- информационный поток из системы управления на объект представляет собой совокупность плановой и распорядительной информации для осуществления хозяйственных процессов;

- информационный поток от объекта в систему управления, который отражает учетную информацию о состоянии объекта управления экономической системой в результате выполнения хозяйственных процессов.

ИС накапливает и перерабатывает поступающую учетную информацию и имеющиеся нормативы и планы в аналитическую информацию, служащую основой для прогнозирования развития экономической системы, корректировки ее целей и создания планов для нового цикла воспроизводства.

Классификация автоматизированных информационных систем

Классификация АСУ:

Ø ПО УРОВНЮ ГОСУДАРСТВЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ

· Информационные системы федерального значения. Они решают задачи информационного обслуживания аппарата административного управления и функционируют во всех регионах страны;

· Территориальные ИС предназначены для решения информационных задач управления административно-территориальными объектами, расположенными на конкретной территории;

· Муниципальные ИС функционируют в органах местного самоуправления для информационного обслуживания специалистов и обеспечения обработки экономических, социальных и хозяйственных прогнозов местных бюджетов, контроля и регулирования деятельности всех звеньев со-циально-экономических областей города, административного района и т.д.

Ø ПО ОБЛАСТИ ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ ЭКОНОМИЧЕСКОГО ОБЪЕКТА

· АИС промышленности

· АИС сельского хозяйства

· АИС транспорта

· АИС связи

· Банковские АИС

Ø ПО ВИДАМ ПРОЦЕССОВ УПРАВЛЕНИЯ

· ИС управления технологическими процессами. Предназначена для автоматизации различных технологических процессов.

· ИС управления организационно-технологическими процессами – это многоуровневые иерархические системы, которые сочетают в себе ИС управления технологическими процессами и ИС управления предприятиями.

· ИС организационного управления. Предназначены для автоматизации функций управленческого персонала.

· Интегрированные ИС. Предназначены для автоматизации всех функций управления фирмой и охватывают весь цикл функционирования экономического объект.

· Корпоративные ИС используются для автоматизации всех функций управления фирмой или корпорацией, имеющей территориальную разобщенность между подразделениями, филиалами, офисами и т.д.

· ИС научных исследований обеспечивают решение научно-исследо-вательских задач на базе экономико-математических методов и моделей.

· Обучающие ИС используются для подготовки специалистов в системе образования, при переподготовке и повышении квалификации работников различных отраслей экономики.

Ø ПО СТЕПЕНИ АВТОМАТИЗАЦИИ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПРОЦЕССОВ

· Ручные автоматизированные системы. Характеризуются отсутствием современных технических средств обработки информации и выполнением всех операций человеком по заранее разработанным методикам.

· Автоматизированные ИС – это человекомашинные системы, обеспечивающие автоматический сбор, обработку и передачу информации.

· Автоматические ИС характеризуются выполнением всех операций по обработке информации автоматически без участия человека, но за человеком остаются контрольные функции.

Ø В ЗАВИСИМОСТИ ОТ ОБЪЕКТА УПРАВЛЕНИЯ

· АСУ персоналом обеспечивают автоматизированную переработку информации, необходимой для управления организацией в повседневной деятельности.

· АСУ техническими средствами предназначены для реализации соответствующих технологических процессов.

Классификация АСО:

Ø Автоматизированные системы программного обеспечения. ориентированы на обучение в основном по теоретическим разделам курсов и дисциплин;

Ø Системы обеспечения деловых игр – имитация принятия решений путем игры по заданным правилам;

Ø Тренажеры. предназначены для индивидуального обучения практическим навыкам на рабочем месте;

Ø Тренажерные комплексы – предназначены для группового обучения практическим навыкам на рабочем месте.

Классификация СППР

СППР – автоматизированная система, предназначенная для автоматизации деятельности конкретных должностных лиц при выполнении ими должностных обязанностей в процессе управления персоналом и/ил техническими средствами.

Выделяют 4 категории должностных лиц и СППР соответственно:

1.Руководитель.

2.Должностное лицо органа управления.

3.Оперативный дежурный.

4.Оператор.

АИВС

АИВС предназначены для решения сложных в математическом отношении задач, требующих обработки больших объемов самой разнообразной информации.

В зависимости от специфики области деятельности, в которой используется АИВС различают:

1. Информационно-расчетные системы (ИРС) – АИС предназначены для обеспечения оперативных расчетов и автоматизации обмена информацией между рабочими местами в пределах некоторой организации или системы организаций. Обычно информационно-расчетные системы сопрягаются с АСУ и в рамках последней могут рассматриваться как ее подсистемы. технической базой для информационно-расчетных систем являются сети больших, малых и микро ЭВМ. Основной сложностью при создании информационно-расчетных систем является обеспечение высокой оперативности расчетов в системе при строгом разграничении доступа.

2. Системы автоматизации проектирования (САПР) – предназначены для автоматизации деятельности подразделений проектной организации или коллектива специалистов в процессе разработки проектов на основе применения единой информационной базы.

3. Проблемно-ориентированные имитационные системы. Предназначены для автоматизации разработки имитационных моделей в некоторой предметной области.

4. Моделирующие центры – комплекс готовых к использованию моделей объединенных единой предметной области информационной базой и языком общения с пользователями.

Место информационных и расчетных задач в составе программного обеспечения ЭВМ

Составляющими информационных технологий являются аппаратное и программное обеспечение.

Аппаратное обеспечение – это компьютеры, сканер, приводы (CD, DVD), звуковые колонки и т.д.

ПК могут работать в сетях – локальных, региональных, мировых. Для этого требуется специальное сетевое и коммуникационное оборудование: сетевые платы, модемы, адаптеры, концентраторы, кабели, источники бесперебойного питания и многое другое.

Программное обеспечение – вторая равноправная часть информационной технологии. Без программ любая аппаратура – просто груда железа.

Программы для ЭВМ делятся на 2 больших класса:

- системное программное обеспечение;

- прикладное программное обеспечение.

Основной целью АИТ является получение посредством переработки первичных данных информации нового качества, на основе которой вырабатываются оптимальные управленческие решения.

Выбор стратегии организации автоматизированной информационной техноло­гии определяется следующими факторами:

• областью функционирования предприятия или организации;

• типом предприятия или организации;

• производственно-хозяйственной или иной деятельностью;

 •   принятой моделью управления организацией или предприятием;

• новыми задачами в управлении;

• существующей информационной инфраструктурой.

1. На малых предприятиях различных сфер деятельности информационные технологии, как правило, связаны с решением задач бухгалтерского учета, накопле­нием информации по отдельным видам бизнес-процессов, созданием информацион­ных баз данных по направленности деятельности фирмы и организации телекоммуникационной среды для связи пользователей между собой и с другими предпри­ятиями и организациями.

2. В средних организациях (предприятиях) большое значение для управ­ленческого звена играют функционирование электронного документооборота и при­вязка его к конкретным бизнес-процессам. Для таких организаций (предприятий, фирм) характерны расширение круга решаемых функциональных задач, связанных с деятельностью фирмы, организация автоматизированных хранилищ и архивов ин­формации, которые позволяют накапливать документы в различных форматах, предполагают наличие их структуризации, возможностей поиска, защиты информа­ции от несанкционированного доступа и т.д.

3. В крупных организациях (предприятиях) информационная технология строится на базе современного программно-аппаратного комплекса, включающего телекоммуникационные средства связи, многомашинные комплексы, развитую архитектуру.

Одним из классификационных признаков ИС является степень формализации (структурированности) и сложности алгоритмов обработки информации функциональных компонентов и соответствующих ИТ.

В ходе разработки или при попытке классификации информационных систем неизбежно возникают проблемы, связанные с формальным описанием решаемых задач – математическим или алгоритмическим.

Степенью формализации конечной задачи во многом определяются эффективность работы всей информационной системы, а также уровень ее автоматизации. Чем более точным является математическое описание задачи, тем выше возможность компьютерной обработки данных и тем меньше степень участия человека в процессе ее решения.

Такая формализация решаемых задач и определяет степень автоматизации задачи. Выделяют три типа задач, для которых создаются информационные системы: структурированные (формализуемые), неструктурированные (не формализуемые) и частично структурированные.

Структурированной задачей называется задача, в которой известны все ее элементы и соответствующие взаимосвязи между ними.

Неструктурированной задачей называется задача, в которой невозможно определить элементы и установить между ними связи. Такие задачи приходится решать многократно и они носят рутинный характер. При решении структурированной задачи цель использования информационной системы состоит в полной автоматизации их решения, то есть сведении роли человека к нулю.

Для решения частично структурированных задач и неструктурированных задач используются ИС двух видов:

1) системы, которые создают управленческие отчеты. Они ориентированны на обработку данных (поиск, сортировку, агрегирование, фильтрацию). Менеджер принимает решения, содержащиеся в сформированных отчетах;

2) системы, которые разрабатывают возможные альтернативные решения. Принятие решений менеджером при этом сводится к выбору одной из предложенных альтернатив. ИС данного вида могут быть модельными и экспертными:

- модельные информационные системы характеризуются тем, что предоставляют в распоряжение пользователя математические, статистические, финансовые и другие модели, использование которых облегчает поиск и оценку альтернативных решений. Менеджер может получить необходимую ему для принятия решения информацию посредством диалога с моделью в процессе ее исследования;

- экспертные ИС предназначены для поиска и оценки возможных альтернативных решений проблемы с помощью создания экспертных систем, связанных с обработкой накопленных знаний.

По сложности алгоритмов обработки ИС делятся:

1. системы оперативной обработки данных – OLTP (On-Line Transaction Processing) системы;

2. системы поддержки и принятия решений – DSS (Decision Support Systems).

К системам оперативной обработки данных относятся традиционные ИС учета и регистрации первичной информации (бухгалтерские, складские системы, системы учета выпуска готовой продукции и т.д.). в этих ИС выполняется сбор и регистрация больших объемов первичной информации, используются достаточно простые алгоритмы расчетов и запросов к БД, структура которой стабильна в течение длительного периода времени. В OLTP-системах большое значение имеет защита БД от несанкционированного доступа, аппаратных и программных сбоев в работе ИС. Формы входных и выходных документов, схемы документооборота жестко регламентированы. Для повышения эффективности функционирования ИС используются компьютерные сети с архитектурой «клиент-сервер». Системы поддержки и принятия решений ориентированы на реализацию сложных бизнес-процессов, требующих аналитической обработки информации, формирования новых знаний. Анализ информации имеет определенную целевую ориентацию, например, финансовый анализ предприятия, аудит бухгалтерского учета. Отличительной особенностью этого класса ИС является:

- создание хранилищ большой емкости (Data WareHouse - DW) путем интеграции разнородных источников, находящихся в OLTP-системах;

- использование методов и средств аналитической обработки данных (On-Line Analytical Processing – OLTP-технологий);

- интеллектуальный анализ данных, обеспечивающих формирование новых знаний (Data Mining- DM-технологий).

Классификация информационных и расчетных задач

Постоянное развитие ИТ отражается на бизнесе:

1. Осуществляется распределение персональных вычислений, когда на каждом рабочем месте достаточно ресурсов для обработки информации в местах ее возникновения.

2. Создание развитых систем коммуникаций, когда рабочие места соединены для пересылки сообщений.

3. Гибкие глобальные коммуникации, когда предприятие включается в мировой информационный поток.

4. Создание и развитие систем электронной торговли.

5. Устранение промежуточных звеньев в системе (организация - внешняя среда).

Одним из понятий современного бизнеса является реинжиниринг бизнес-процессов. Он означает совместимость методов и средств, предназначенных для координального улучшения основных показателей деятельности компании на основе анализа и перепроектирования существующих бизнес-процессов.

Базовые принципы реинжиниринга являются концептуальной основой таких современных методологий управления как:

1. MRP - планирование производственных ресурсов – метод управления предприятием в условиях рыночной экономики, которая обеспечивает формирование производственных планов на основе портфеля заказов и прогнозирования сбыта готовой продукции по периодам.

2. ERP (Enterprise Resource Planning) - управление ресурсами – системы этого класса ориентированы на работу с финансовой информацией для решения задач управления большими корпорациями с территориально разнесенными ресурсами.

3. YTT - синхронное управление – системы управления основанные на организации бездефектного производства с синхронизацией производственных процессов, включая операции с поставщиками комплектующих материалов и выполнением субподрядных работ. Такие системы применяются, в основном, на предприятиях с массовым характером производства.

4. SCM - управление расширенной производственной цепочкой – такая система осуществляет поддержку полного управленческого цикла выпуска продукции от проектирования до гарантийного и сервисного обслуживания после продажи. Такая система ориентирована на управление внешними по отношению к предприятиям элементами производственной цепочки.

5. APS - развитие системы планирования – для таких систем характерно применение экономико-математических методов при решении задач планирования с постепенным снижением роли календарно-плановых нормативов на производственные циклы. Системы также предъявляют повышенные требования к профессиональному уровню управленческого персонала.

6. CIM - компьютерные интегрированные системы – системы объединяют технологии MRP/ ERP с другими автоматизированными системами, действующими на предприятии.

Проблемы и эффекты от внедрения автоматизированных информационных систем

Уже давно наступило время, когда под автоматизацией предприятий стало подразумеваться не просто приобретение компьютеров и создание корпоративной сети, но создание информационной системы, включающей в себя и компьютеры, и сети, и программное обеспечение, а главное - организацию информационных потоков. Проанализировав опыт внедрения информационных систем (ИС) на российских предприятиях, можно заметить, что время от времени ИС на базе какого-либо интегрированного продукта либо внедряются не до конца, либо руководство компаний ими практически не пользуется.

Анализ внедрений, осуществленных на сегодняшний день, выявляет несколько причин неудач при создании ИС:

1. Первая состоит в том, что готовые западные системы ориентированы на некие идеальные бизнес-процессы, оторванные от реальной структуры конкретной компании. А реальные учреждения, компании и корпорации вовсе не идеальны, а наоборот, очень сложны с точки зрения иерархии управления. Более того, зачастую формальная иерархия причудливо переплетается с реальной.

2. Вторая причина - в том, что исторически разработкой систем занимались программисты, в силу чего они строились согласно теории автоматизированных систем. Получался замкнутый автоматизированный процесс, по возможности исключающий человека. В результате весь средний менеджмент такой системой отторгался. Поэтому руководители среднего звена противятся внедрению таких систем и сознательно, и бессознательно.

3. Третье - это недостаточный анализ существующих задач на этапе проектирования. Например, на Западе, в частности, в США, у компаний-заказчиков, как правило, есть специальные отделы, которые планируют работы по автоматизации и анализируют: что надо автоматизировать, что не надо, что выгодно, а что убыточно, и как вообще должна быть построена система, какие функции она должна выполнять. У отечественных компаний подобные структуры, как правило, отсутствуют.

Опыт показывает, что успешны, бывают те проекты, в результате внедрения которых клиент полностью владеет своей системой, понимает, как она работает. Этот, труднодостижимый при традиционных способах, результат получается тогда, когда руководство предприятия уделяет значительное внимание проекту, вникает во все его тонкости, детально разбирается в организации всех бизнес-процессов на предприятии. В противном случае руководитель с недоверием относится к цифрам, выдаваемым системой, так как не знает, откуда они берутся, и кто за них несет ответственность.

Сегодня необходим новый подход к созданию информационных систем. Новизна заключается не в создании системы на базе какого-либо интегрированного продукта, а в тщательном проектировании системы и лишь потом реализации ее с помощью адекватных программных средств.

Зачастую подход к автоматизации бывает таким: нужно автоматизировать все, а поэтому покупаем могучую интегрированную систему и модуль за модулем всю ее внедряем. Но уже потом выясняется, что полученный эффект весьма далек от ожидаемого и деньги потрачены впустую. На практике для решения конкретной проблемы компании бывает достаточно иметь электронную почту и Excel. Иногда бывает нужно внедрить всего лишь несколько специализированных и недорогих приложений и связать их на базе интеграционной платформы или там, где это необходимо, использовать функциональность ERP-системы. Все эти вопросы можно и нужно решать на этапе проектирования, т. е. осознанно подходить к выбору средств автоматизации, сравнивая затраты с ожидаемым эффектом.

Нынешних огрехов проектирования можно избежать, используя принцип, который называется синархическим проектированием. Этот новый принцип является проявлением "закона синархии", который описал в начале ХХ века российский философ Владимир Шмаков. Если кратко, то это органичное сочетание определенной иерархии и аналогии в построении мироздания.

Синархическое проектирование - это технология, которая позволяет создавать ИС для конкретного предприятия, холдинга или концерна с учетом реальной иерархии управления, поэтапно ее внедрять, реально планировать и получать эффект от внедрения на каждом этапе, органично встраивать в систему стандартные компоненты и оригинальные разработки. Более того, синархическое проектирование позволяет овладеть системой как инструментом управления на всех уровнях - от исполнителя до директора. При этом ответственность не перекладывается на систему, и руководителю понятно происхождение информации, в ней циркулирующей.

В заключение необходимо подчеркнуть, что и заказчику, и поставщику решения еще до выбора того или иного ПО для создания ИС необходимо, прежде всего, провести анализ, что им действительно необходимо автоматизировать, после чего заняться проектированием. Другими словами, только тщательное предпроектное обследование, а затем проектирование с учетом всех особенностей реальной структуры управления конкретной компании дадут в итоге действительный эффект от внедрения автоматизированной информационной системы, к которому в конечном итоге стремятся и заказчики, и системные интеграторы.